Opracowanie Programu Funkcjonalno-Użytkowego dla zadania polegającego na kompleksowej modernizacji budynków dwóch świetlic, w tym wykonanie termomodernizacji budynków wraz z robotami towarzyszącymi, montaż instalacji OZE.

Suraż, 21.11.2023 r.

Zapytanie ofertowe

OG.271.7.2023

Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego o wartości poniżej 130 000 zł, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605).

Ponadto informuję, iż niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych i ma wyłączanie na celu rozeznanie rynku w zakresie cen i obszaru realizacji.

I. Zamawiający:

Gmina Suraż ul. 11 Listopada 16, 18-105 Suraż

NIP: 9661722485, REGON: 050659154

II. Nazwa zamówienia:

Opracowanie Programu Funkcjonalno-Użytkowego dla zadania polegającego na kompleksowej modernizacji budynków dwóch świetlic, w tym wykonanie termomodernizacji budynków wraz z robotami towarzyszącymi, montaż instalacji OZE.

Zadanie nr 1 Modernizacja świetlicy wiejskiej w Zawykach, gm. Suraż;

Zadanie nr 2 Modernizacja świetlicy wiejskiej w Kowalach, gm. Suraż;

III. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie Programu Funkcjonalno - Użytkowego (w skrócie PFU) na:

Zadanie nr 1 Modernizacja świetlicy wiejskiej w Zawykach, gm. Suraż;

Zadanie nr 2 Modernizacja świetlicy wiejskiej w Kowalach, gm. Suraż;

2. Kod CPV: 71242000-6 Przygotowanie przedsięwzięcia i projektu, oszacowanie kosztów, 71320000-7 Usługi inżynieryjne w zakresie projektowania.

3.Celem zamówienia jest pozyskanie dokumentacji technicznej (PFU) oraz oszacowanie kosztów inwestycji realizowanej w trybie zamówienia publicznego, w formule “zaprojektuj - wybuduj”.

4. W ramach PFU Wykonawca sporządzi również szczegółową inwentaryzację budowlaną obu budynków. Inwentaryzacja posłuży do prawidłowego zaprojektowania i ustalenia planowanych kosztów prac projektowych i robót budowlanych oraz do identyfikacji możliwości w zakresie ich wykonania. Inwentaryzacja powinna obejmować zarówno stan istniejący jak i identyfikację możliwości jego remontu dla potrzeb Zamawiającego. Inwentaryzację należy wykonać wraz ze szczegółową dokumentacją fotograficzną stanu istniejącego oraz innymi opracowaniami niezbędnymi do wykonania zamierzenia inwestycyjnego Zamawiającego.

5. Dokumentacja stanowiąca przedmiot umowy będzie sporządzona przez Wykonawcę
i przekazana Zamawiającemu w 2 egzemplarzach papierowych oraz w wersji elektronicznej na płycie CD zawierającej pliki w wersji nieedytowalnej oraz edytowalnej (WORD, PDF, DWG).

6. Program Funkcjonalno-Użytkowy powinien być kompletny i obejmować całość zamierzenia inwestycyjnego oraz powinien być sporządzony zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego.

7. Na podstawie zakresu robót Wykonawca oszacuje planowane koszty prac projektowych
i robót budowlanych. Część kosztowa powinna zawierać zestawienie planowanych kosztów, w szczególności:

a) kosztów dokumentacji projektowej: projektu budowlanego (branża budowlana, sanitarna, elektryczna) i wykonawczego wraz z uzyskaniem niezbędnych zezwoleń, pozwoleń oraz z pełnieniem funkcji nadzoru autorskiego na etapie realizacji;

b) kosztów wykonania robót budowlanych, robót sanitarnych, robót elektrycznych.

8. Część kosztowa oraz wstępna wersja PFU zostanie dostarczona Zamawiającemu do weryfikacji przed ostatecznym zatwierdzeniem, zgodnie z zapisami ust. 9.

9. Wykonawca jest zobowiązany do przedłożenia do weryfikacji Zamawiającemu w terminie do 20 dni od dnia podpisania umowy wstępnej wersji przedmiotu umowy. Zamawiający zaakceptuje wstępną wersję PFU bądź wniesie do niego uwagi w terminie nie przekraczającym 5 dni od jego doręczenia. W razie przekroczenia 5 dniowego terminu
na weryfikację, 30 - dniowy termin wykonania przedmiotu umowy zostanie przedłużony odpowiednio o okres przekroczenia.

10. W przypadku konieczności uaktualnienia dokumentacji, Wykonawca w terminie 14 dni
od dnia otrzymania informacji o konieczności uaktualnienia, dostosuje ją do aktualnych wytycznych na polecenie Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany będzie w razie potrzeby do jednorazowego uaktualnienia dokumentacji - nieodpłatnie.

11. Wykonawca zobowiązany jest do udziału w naradach koordynacyjnych, jeśli zaistnieje konieczność ich zwoływania, w terminach uzgodnionych wspólnie z Zamawiającym oraz
do prezentacji postępu prac na każde wezwanie Zamawiającego.

12. Przedmiot umowy należy zrealizować zgodnie z aktualnym stanem prawnym.

13. W trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty projektowo – budowlane, aż do momentu wyłonienia Realizującego roboty projektowo – budowlane, Wykonawca będzie przygotowywał pisemne propozycje odpowiedzi na pytania w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

14. Opracowanie wykonane w ramach realizacji przedmiotu umowy objęte jest ochroną przewidzianą w ustawie z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. 2021, poz. 1062 ze zm.). Przedmiot zamówienia –
w ramach umówionego wynagrodzenia - obejmuje także przeniesienie na Zamawiającego majątkowych praw autorskich i pokrewnych w zakresie niniejszej dokumentacji, w tym praw autorskich zależnych.

15. Szczegółowy zakres zamówienia, określony został także w Projekcie umowy, stanowiącym Załącznik Nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.

16. Zamawiający umożliwi przeprowadzenie wizji lokalnej w celu uzyskania niezbędnych danych do przygotowania rzetelnej oferty. Na wniosek zainteresowanych wykonawców Zamawiający wyznaczy termin przeprowadzenia wizji lokalnej.

17. Zakres podstawowych prac oraz założenia, które zostaną uwzględnione w PFU:

a) Zadanie nr 1 – Szczegółowy zakres robót obejmuje m.in. docieplenie ścian zewnętrznych, fundamentów, stropu, wymianę konstrukcji dachu, pokrycia dachowego, wymiana obróbek blacharskich, przebudowa instalacji odgromowej, wymiana parapetów zewnętrznych, wymianę instalacji elektrycznej, wymianę instalacji sanitarnej, wymianę oświetlenia na energooszczędne typu LED zewnętrznego i wewnętrznego, wymianę zewnętrznej stolarki okiennej i drzwiowej, stolarki wewnętrznej, montaż klimatyzatorów, malowanie ścian, sufitów, aranżacja wnętrz wraz z adaptacją pomieszczeń, zakres robót obejmuje również roboty przygotowawcze, towarzyszące, odtworzeniowe, montaż instalacji OZE, dostosowanie obiektu do wymogów dla osób niepełnosprawnych, w tym łazienki.

a) Zadanie nr 2 – Szczegółowy zakres robót obejmuje m.in. docieplenie ścian zewnętrznych, fundamentów, stropu, wymiana obróbek blacharskich, wymianę instalacji elektrycznej, wymianę instalacji sanitarnej, wymianę oświetlenia na energooszczędne typu LED zewnętrznego i wewnętrznego, częściową wymianę zewnętrznej stolarki okiennej i drzwiowej, stolarki wewnętrznej, montaż klimatyzatorów, remont schodów zewnętrznych wykonanie pochylni dla osób niepełnosprawnych, przebudowa instalacji odgromowej, wymiana parapetów zewnętrznych, malowanie ścian, sufitów, aranżacja wnętrz wraz z adaptacją pomieszczeń, zakres robót obejmuje również roboty przygotowawcze, towarzyszące, odtworzeniowe, montaż instalacji OZE, dostosowanie obiektu do wymogów dla osób niepełnosprawnych, w tym łazienki.

IV. Termin wykonania zamówienia:

Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia do 30 stycznia 2024 r.

Termin przedłożenia wstępnej koncepcji PFU do 19 stycznia 2024 r.

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału
w postępowaniu:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wykonał należycie co najmniej jedną usługę polegającą
na sporządzeniu przynajmniej jednego Programu Funkcjonalno - Użytkowego dotyczącego obiektu użyteczności publicznej. W celu wykazania spełnienia w/w warunku udziału
w postępowaniu Wykonawca przedkłada Wykaz usług (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego) wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie.

VI. Kryteria oceny ofert:

Kryterium „cena oferty” – waga 100 %

Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta z najniższą ceną, spełniającą wymagania Zamawiającego.

Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty,
do złożenia w terminie określonym przez niego ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

VII. Miejsce i termin składania ofert

Ofertę należy złożyć bezpośrednio w Urzędzie Miejskim w Surażu, ul. 11 Listopada 16, 18-105 Suraż (sekretariat pokój nr 8) lub na adres poczty elektronicznej umsuraz@zetobi.com.pl
Oferty należy złożyć do dnia 01 grudnia 2023 r. do godz. 11.00.
Oferta złożona po terminie nie podlega weryfikacji przez Zamawiającego i zostanie odrzucona.
Wykonawca może przed upływem terminu na składanie ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

VIII. Opis sposobu obliczenia ceny oferty.

Wykonawca określi cenę całkowitą oferty brutto dla przedmiotu zamówienia, podając ją
w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Cena winna obejmować wszystkie koszty i opłaty, jakie powstaną w związku z wykonaniem zamówienia, w tym w szczególności: opłaty niewymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu zamówienia, w tym ubezpieczenia, wszelkie podatki, w tym także należny podatek VAT, narzuty oraz pozostałe składniki cenotwórcze.
Cena może być tylko jedna za oferowany przedmiot zamówienia, nie dopuszcza się wariantowości cen.
Cena opisana w rozdz. VIII ust. 1 i 2 jest ceną ostateczną, jaką zapłaci Zamawiający.
Cenę oferty należy podać w PLN. Wszelkie obliczenia w ofercie powinny być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

IX. Opis sposobu przygotowania oferty.

Każdy z Wykonawców składa jedną ofertę, sporządzoną w języku polskim według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
W ofercie należy podać cenę brutto za całość przedmiotu zamówienia. Rozliczenia odbywać się będą wyłącznie w złotych polskich.
Oferta musi być złożona w postaci lub formie elektronicznej i być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy. Dopuszcza się złożenie skanu podpisanej oferty lub złożenie oferty w postaci/formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
W przypadku gdy ofertę podpisuje osoba inna niż wynika to z dokumentów rejestrowych
do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, zgodne z wymaganiami Kodeksu cywilnego upoważniające do wykonania tej czynności.
Wszystkie załączniki do oferty, stanowiące oświadczenia powinny być również podpisane przez upoważnionego przedstawiciela. Zakres reprezentacji przedsiębiorcy musi wynikać
z dokumentów przedstawionych przez Wykonawcę.
Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego.
Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
Wykaz dokumentów składających się na ofertę:
a) formularz ofertowy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
b) aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualny wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
c) wykaz usług zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wraz z dowodami określającymi czy te usługi zostały wykonane należycie;
d) pełnomocnictwo do składania oświadczeń lub podpisywania w imieniu Wykonawcy – jeżeli oferta została podpisana przez pełnomocnika.
e) Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę, albo osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny.

X. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:

Osobami wyznaczonymi do kontaktu ze strony Zamawiającego są:

w sprawach merytorycznych i proceduralnych: Marek Uszyński – 731 914 725.

XI. Inne postanowienia:

Zapytanie ofertowe może zostać zmienione przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian
w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z treścią zapytania ofertowego kierując swoje zapytanie na adres poczty elektronicznej umsuraz@zetobi.com.pl
Zamawiający w toku badania i oceny oferty może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz treści złożonych oświadczeń i dokumentów, a także wzywać do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
Zamawiający poprawia w ofercie:
a) oczywiste omyłki pisarskie,
b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;
c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
c) jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
Zamawiający zastrzega możliwość unieważniania zapytania ofertowego w przypadku:
a) braku ofert;
b) wszystkie złożone oferty podlegają odrzuceniu;
c) braku wystarczających środków finansowych zarezerwowanych na jego realizację, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
d) zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
e) w każdym innym przypadku bez podania przyczyny.
Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z Wykonawcami, przy czym cena wynegocjowana nie może być wyższa niż cena wskazana w ofercie.
Termin związania ofertą: 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca musi złożyć ofertę
na całe zamówienie.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług.
Informacja o wyniku postępowania zostanie umieszczona po zakończeniu procedury wyboru Wykonawcy na stronie BIP Urzędu Miejskiego w Surażu.
Do spraw nieuregulowanych w niniejszym Zapytaniu mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, ze zm.), ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 178, poz. 1478).
Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca.

XII. Zawarcie umowy:

Zamawiający zawrze umowę według wzoru zawartego w załączniku nr 3 z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
Wzór umowy nie podlega zmianom, za wyjątkiem zmian wprowadzonych przez Zamawiającego do terminu składnia ofert, a złożenie oferty jest równoznaczne z pełną akceptacją umowy przez Wykonawcę.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, chyba, że zajdą przesłanki unieważnienia postępowania.

XIII. KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.) dalej RODO informuję, że:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Suraż z siedzibą w Surażu przy ulicy 11 Listopada 16 reprezentowana przez Burmistrza.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@eterneco.eu lub pisemnie na adres Administratora danych.
Dane osobowe Pana/Pani będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z postępowaniem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej progów unijnych wskazanych w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz podmioty, które będą przetwarzały Pana/Pani dane osobowe w imieniu Administratora na postawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tj. podmioty przetwarzające).
Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Posiada Pan/Pani prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 15 RODO oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje Panu/Pani prawo do:

sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO,
ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO.

W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy
Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.
Dane osobowe nie będą przekazywane do podmiotów poza Unią Europejską
lub Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do udzielania zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej progów unijnych. Niepodanie danych osobowych uniemożliwi udział w postępowaniu.

Henryk Łapiński

Burmistrz Suraża