Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

1. Zarządzenie Burmistrza Suraża Nr 53/2024 z dnia 19 grudnia 2024r. w sprawie wdrożenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
2. Zarządzenie Burmistrza Suraża Nr 54/2024 z dnia 19 grudnia 2024r. w sprawie upoważnienia osoby do podejmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
3. Formularz zgłoszenia naruszania prawa.
4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa.
5. Zaświadczenie potwierdzające podleganie ochronie przez sygnalistów.
6. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych – ochrona sygnalistów zgłoszenia zewnętrzne

Informacja dla sygnalistów

W związku z obowiązkiem zapewnienia ochrony osób dokonujących zgłoszeń zewnętrznych (sygnalistów), organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej szczegółowe informacje, które mają na celu ułatwienie zgłaszania naruszeń prawa oraz zapewnienie zrozumiałości i dostępności procedur:

- zgodnie z zasadą działania w dobrej wierze każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń:

1. a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@suraz.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać pracownikowi osobiście lub telefonicznie;
2. b) w formie pisemnej na adres: Urząd Miejski w Surażu, ul. 11 Listopada 16, 18-105 Suraż
   z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie naruszenia prawa, pokój nr 8”;
3. c) ustnie - osobiście lub telefonicznie osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych pod nr. tel. 731 914 725. Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono naruszenie prawa, dokumentuje zgłoszenie w formie karty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowiącej załącznik nr 2
   do niniejszej procedury zgłoszeń zewnętrznych.

- ochronie przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa
w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

- Osoba odpowiedzialna za przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu,
o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuję się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, wynosi 3 miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa. W uzasadnionych przypadkach przekazuje
się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcznego. 

- zgłoszenie rejestrowane jest przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,. Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego. Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni  od dnia przyjęcia zgłoszenia, przesyła się potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzi podstawa by sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego,
w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Burmistrz Suraża gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

- obowiązek informacyjny w związku z przetwarzaniem danych osobowych Informacja Administratora zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej RODO):
a)    Administratorem danych osobowych jest  Urząd Miejski w Surażu  (dalej: „Administrator”) ul. 11 Listopada 16, 18-105 Suraż, tel. 85 6503 184,
b)    Z Administratorem można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej
na w/w adres lub drogą e-mailową pod adresem: iod@eterneco.eu
c)    Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów („Ustawa”) w związku z rozpatrzeniem wniesionego przez Panią/Pana zgłoszenia o naruszeniu prawa i wypełniania obowiązków nałożoną Ustawą m.in. przekazania informacji zwrotnej czy prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
d)    Przetwarzanie odbywać się może także w celu ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
e)    Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat  po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W razie przypadkowego zebrania danych osobowych, które nie mają znaczenia dla rozpatrywanego zgłoszenia dane te zostaną niezwłocznie usunięte
w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
f)    Odbiorcami Państwa danych osobowych - w zakresie w jakim jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania Państwa danych osobowych - mogą być: podmioty zapewniające obsługę w zakresie IT lub/oraz systemów  teleinformatycznych. Dane mogą także podlegać udostępnieniu organom lub podmiotom uprawnionym do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.
g)    Administrator nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
h)    Posiada Pani/Pan prawo do:
    - żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
    - wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podst. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
    - wniesienia skargi na działania Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
i)    Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
j)    Administrator nie przewiduje zautomatyzowanego podejmowania decyzji

- osoba odpowiedzialna za przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne i dokonuje jego wstępnej weryfikacji.
W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Burmistrza Suraża rozpatruje się zgłoszenie zewnętrzne. Jeżeli  zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Burmistrza Suraża, ustala
się organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych. Osoba odpowiedzialna
za przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych  przekazuje zgłoszenie zewnętrzne o którym mowa w ust. 14 niezwłocznie, nie później jednak niż
w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, oraz informuje o tym sygnalistę.

- wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą
w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą. Ochronie przewidzianej w ustawie
nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia, wiedząc że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

- dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa,
w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne
do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

- sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

- od dnia 25 grudnia 2024 roku weszły w życie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów regulujące kwestie zgłoszeń zewnętrznych. Sygnalista może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich. Szczegółowe informację pod linkiem.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

- Adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa.

- Zespół przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne także w formie ustnej za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499.

- Na stronie Zespołu ds. Sygnalistów od 27 grudnia od godziny 8:00 dostępny jest formularz do dokonania zgłoszenia zewnętrznego